Sahabat UKM pernah bermain roller coaster sebelumnya? Wahana permainan menggunakan kereta berkecepatan tinggi yang berlari di atas rel khusus. Roller coaster hanya bisa berlari di jalur yang sudah tersedia bukan? Kereta tidak bisa belok ke kanan atau kiri, melainkan harus mengikuti jalur rel yang sudah tersedia sebelumnya. Bagaimana jika roller coaster keluar dari jalur rel nya? Maka roller coaster akan kehilangan arah, lepas kendali, hingga akhirnya menimbulkan berbagai kerugian bagi banyak pihak, baik orang-orang di dalam kereta yang sedang bermain maupun lingkungan di sekitarnya.
Cerita terkait roller coaster ini adalah perumpamaan sederhana tentang Standar Operasional Prosedur atau yang kita singkat dengan SOP. Seperti yang telah Sahabat UKM pelajari di artikel sebelumnya, SOP adalah cara kerja tertulis yang sudah dibakukan atau distandarisasi, yang berisi panduan atau pedoman dalam bentuk instruksi tertulis mengenai berbagai proses penyelenggaraan yang berhubungan dengan bisnis kita. Layaknya jalur roller coaster sebelumnya, SOP adalah rambu-rambu pedoman yang membuat bisnis kita berada di jalur yang tepat, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Jika tidak ada SOP, maka bisnis akan kehilangan arah, lepas kendali, hingga akhirnya menimbulkan berbagai kerugian bagi banyak pihak, baik orang-orang yang selama ini bernaung di dalam organisasi bisnis Sahabat UKM, maupun lingkungan sekitar.
Berangkat dari fenomena roller coaster tersebut, maka penting rasanya Sahabat UKM mengetahui seberapa penting SOP untuk bisnis Sahabat UKM, apa saja jenis-jenis SOP, serta bagaimana langkah-langkah membuat SOP dalam bisnis akan Sahabat UKM pelajari dalam artikel Tips Bisnis ini.
Manfaat SOP untuk Usaha
Kita hidup dalam dunia yang penuh dengan aturan bukan? Mau mendaftarkan anak masuk Sekolah Dasar ada aturannya, mau mudik ada aturannya, bahkan mau belanja keperluan sehari-hari di supermarket pun ada aturannya. Semua aturan ini dibuat tentu ada tujuannya, misal agar masyarakat menjadi tertib, sesuai protokol, menjaga kesehatan, dan lain sebagainya. Begitu juga dengan SOP dalam usaha yang Sahabat UKM miliki.
Dengan adanya SOP, maka tentu kegiatan operasional usaha yang Sahabat UKM miliki menjadi terarah, memperbaiki dan merapikan alur kerja, serta mengoptimalkan performa pegawai atau tim dalam usaha kita. Dengan demikian, tujuan yang Sahabat UKM tetapkan sebelumnya akan lebih mudah tercapai. Lebih jauh, berikut berbagai fungsi atau manfaat SOP bagi usaha.
Sebagai pedoman
Segala sesuatu tentu membutuhkan pegangan atau acuan. Hal inilah yang kita sebut dengan pedoman. Dalam menjalankan usaha, maka pedoman yang dapat dijadikan sebagai acuan kerja adalah SOP. Dengan adanya SOP, seluruh anggota dalam organisasi bisnis kita akan mengetahui bagaimana sebuah produk dibuat, bagaimana cara melaporkan hasil penjualan, dan bahkan bagaimana cara menjawab chat Whatsapp yang dikirimkan oleh pelanggan kita.
Memudahkan pekerjaan
Jika cara kerja dalam usaha kita sudah tertulis dengan jelas, maka hal ini tentu akan memudahkan siapa saja yang diamanahkan untuk melaksanakan tugas tersebut. Anggota tim akan dengan mudah mengetahui apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh dikerjakan, dan bagaimana langkah-langkah kerjanya.
Melatih kedisiplinan seluruh anggota tim
Karena pedoman-pedoman yang ada di dalam SOP sudah dibakukan, maka seluruh anggota tim dalam organisasi harus mengikuti SOP tersebut sehingga memiliki keseragaman dalam menjalankan tugasnya. Hal ini akan melatih kedisiplinan anggota tim untuk dapat mematuhi segala peraturan dan cara kerja yang telah ditetapkan sebelumnya.
Jenis-jenis SOP dalam Usaha
Secara umum, SOP dibagi berdasarkan empat faktor, yaitu sifat kegiatan, cakupan dan besaran kegiatan, cakupan dan kelengkapan kegiatan, serta cakupan dan jenis kegiatan. Berdasarkan sifat kegiatan, maka SOP dapat Sahabat UKM kategorikan dalam dua jenis yaitu :
SOP teknis
Ini merupakan prosedur pelaksanakan yang diuraikan dengan sangat rinci dan detail, sehingga tidak memungkinkan adanya kemungkinan variasi lain dalam pelaksanaannya.
SOP administratif
Jika SOP teknis bersifat detail, maka SOP administratif bersifat umum dan tidak rinci. SOP ini biasanya digunakan untuk proses perencanaan, penganggaran, dan proses lainnya yang berhubungan dengan kegiatan administratif.
Berdasarkan cakupan dan besaran kegiatan, SOP dapat kita klasifikasikan ke dalam dua jenis, yaitu makro dan mikro. Tentu Sahabat UKM tidak asing bukan dengan dua istilah ini? Makro berarti memiliki ruang lingkup yang luas, begitu pula sebaliknya dengan mikro. Sehingga, secara sederhana dapat kita artikan bahwa SOP makro merupakan gabungan atau integrasi dari berbagai SOP mikro, yang kemudian membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP.
Contoh dari SOP makro, antara lain SOP pengelolaan bahan baku, pengelolaan sumber daya manusia, hingga pengelolaan keuangan usaha. Sedangkan SOP mikro yang biasanya hanya mencakup satu kegiatan saja, contohnya adalah SOP penerimaan bahan baku yang masuk, SOP absensi kehadiran karyawan, dan SOP pemberian insentif bagi karyawan yang berprestasi.
Jika ditinjau dari cakupan dan kelengkapan kegiatan, maka SOP dapat digolongkan menjadi SOP generik dan spesifik. Seperti yang Sahabat UKM ketahui, generik berarti umum. Sehingga, sesuai dengan namanya, SOP ini merupakan pedoman yang bersifat umum. Biasanya pedoman ini memiliki kesamaan di bagian satu dengan bagian yang lainnya, misal kesamaan di langkah pengerjaannya. Berbeda dengan SOP generik, SOP spesifik hanya dapat dijalankan di satu bagian tertentu saja. SOP ini tidak dapat diterapkan di bagian yang lain karena memiliki langkah-langkah spesifik yang berbeda.
Faktor terakhir adalah cakupan dan jenis kegiatan. Berdasarkan hal ini, SOP dapat kita bagi menjadi :
SOP final
Ini adalah SOP yang menjadi panduan akhir dari sebuah proses operasional dalam usaha yang Sahabat UKM jalankan. Misal Sahabat UKM memiliki usaha rumah makan Jawa Timuran, maka SOP yang termasuk dalam jenis ini adalah SOP pembuatan tahu campur atau SOP penyajian pecel pincuk Madiun ke konsumen, karena harus menggunakan pincuk. Dari contoh ini, dapat kita simpulkan bahwa SOP ini adalah tahapan paling akhir dari rangkaian SOP yang ada.
SOP parsial
Berbeda dengan SOP final, SOP parsial masih bersifat sebagian, sehingga SOP ini belum menghasilkan sesuatu. SOP ini belum tuntas, sehingga masih diikuti oleh SOP-SOP lain untuk memperjelas panduan.
Langkah-langkah Membuat SOP
Berikut berbagai langkah yang dapat Sahabat UKM terapkan untuk membuat SOP
#1 Memetakan proses bisnis
Sahabat UKM perlu memetakan dan mempelajari keseluruhan proses yang terjadi dalam bisnis yang dimiliki, mulai dari proses pembelian bahan baku hingga pengiriman produk ke pelanggan. Hal-hal yang perlu dipetakan adalah dokumen apa saja yang biasanya dibutuhkan di setiap prosesnya,siapa yang melakukan hal tersebut, dan lain sebagainya.
#2 Menyusun flowchart alur kerja
Setelah seluruh proses terdokumentasi dengan baik di langkah sebelumnya, maka berikutnya Sahabat UKM perlu menggambarkannya dalam bentuk flowchart dan narasi untuk alur kerjanya. Dalam pembuatan flowchart, Sahabat UKM juga harus menuliskan nama PIC atau person in charge di setiap aktivitas, berapa lama durasinya, apa yang harus dilakukan, dan dokumen apa saja yang dibutuhkan.
#3 Review flowchart
Sebelum di uji coba, flowchart yang telah Sahabat UKM buat di langkah sebelumnya haruslah dipelajari dan di-review kembali. Salah satu cara me-review nya adalah dengan melakukan focus group discussion (FGD). Flowchart dan narasi dapat diperbaiki sesuai usulan yang didapatkan dari proses FGD tersebut.
#4 Simulasi SOP
Lakukan simulasi penerapan SOP agar Sahabat UKM dapat mengetahui apakah SOP tersebut sudah betul-betul sesuai dengan kondisi sebenarnya. Jika masih ada hal yang tidak sesuai, maka SOP dapat di-review kembali
#5 Penetapan SOP
Setelah melewati proses simulasi berkali-kali, maka SOP diharapkan sudah sesuai dan dapat difinalisasi, ditetapkan, hingga dibakukan. SOP yang telah dibakukan haruslah diikuti dan dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi bisnis Sahabat UKM.
Bagaimana Sahabat UKM, ingin mulai mencoba membuat SOP di UKM yang dimiliki? Sahabat UKM bisa memulainya dari membuat SOP mikro seperti yang telah kita pelajari sebelumnya. Memulai selalu menjadi proses yang menantang bukan? tapi jika Sahabat UKM sudah berhasil memulai bahkan membuat satu SOP mikro, tentu akan lebih mudah untuk membuat SOP lainnya yang dibutuhkan.
Namun perlu diingat, SOP jauh lebih mudah membuatnya daripada melaksanakannya. Jadi setelah SOP ini dibuat sosialisakan ke karyawan dan lakukan secara disiplin yah. Untuk referensi belajar lainnya, sahabat UKM bisa ke welearn.unwomen.org di Modul Operasional.
Sumber
https://www.ukmindonesia.id/baca-artikel/415#5%20Langkah%20Mudah%20Membuat%20SOP%20untuk%20Usaha
Inisial M J A